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Se firma un documento ricevuto con un link: il titolare è lo studio che le ha inviato il link, il cui nome compare nella pagina di firma. ANDEMA S.R.L. tratta i suoi dati come responsabile del trattamento per conto dello studio, solo per fornire il servizio di firma. Per esercitare i suoi diritti si rivolga allo studio; se ci scrive, inoltriamo noi la richiesta.

Quali dati, perché e per quanto tempo

Iscrizione dello studio: nome dello studio, nome del referente, email e password (obbligatori; la password è conservata solo in forma cifrata), telefono, partita IVA e logo dello studio (facoltativi), data e indirizzo IP dell'iscrizione e dell'accettazione delle condizioni, nome ed email dei collaboratori che lo studio aggiunge come utenti. Servono a fornire il servizio, a dimostrare l'accettazione delle condizioni e, dopo il periodo gratuito, agli adempimenti fiscali. Base giuridica: contratto (art. 6.1.b), obblighi di legge (art. 6.1.c) e nostro legittimo interesse a poter provare l'accettazione (art. 6.1.f). Li conserviamo per la durata del rapporto e poi per i tempi previsti dalla legge.
Firma di un documento: nome e cognome, email, immagine della firma, fronte e retro del documento d'identità, indirizzo IP, tipo di browser, data e ora. Servono a dimostrare chi ha firmato e quando. Il documento d'identità resta riservato allo studio e non compare nel documento firmato. Questi dati restano finché lo studio conserva il documento.

Delega per l'assemblea (servizio Delega): lo studio inserisce i dati dell'assemblea e, se vuole, l'elenco dei cond??mini con interno e millesimi. Chi compila la delega indica nome e cognome, interno, il delegato, le eventuali istruzioni di voto, luogo e data, la firma e la fotografia del documento d'identit?? (fronte e retro); se lo desidera, l'email per riceverne copia. Registriamo anche indirizzo IP, data e ora. Servono a produrre la delega e a provarne la provenienza. Il titolare ?? lo studio che ha inviato il link; noi trattiamo i dati come responsabile per suo conto. La delega e il documento d'identit?? sono visibili solo allo studio; i consiglieri con il link di sola lettura vedono chi ha delegato e chi, non il documento d'identit??. I dati restano finch?? lo studio conserva l'assemblea: quando la elimina, li cancelliamo.

Protezione dagli abusi: per impedire tentativi ripetuti di accesso, di recupero password e di invio, conserviamo per 24 ore l'indirizzo IP e l'ora delle richieste, solo per contarle. Base giuridica: nostro legittimo interesse alla sicurezza del servizio (art. 6.1.f).

Nei moduli i dati obbligatori sono indicati: senza di essi non possiamo rispondere alla richiesta o attivare il servizio. Non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati.

Email di presentazione

Possiamo inviare un'email di presentazione del servizio a contatti professionali di studi di amministrazione condominiale (nome, studio, email), sulla base del nostro legittimo interesse a far conoscere il servizio a chi lo usa per lavoro (art. 6.1.f GDPR e considerando 47). Ogni email contiene un link per non ricevere più comunicazioni; l'opposizione è immediata e l'indirizzo viene conservato solo per non essere ricontattato. Non inviamo email a chi si è opposto e non usiamo indirizzi PEC.

A chi li comunichiamo

Ai fornitori che ci servono per far funzionare il servizio, nominati responsabili del trattamento: Hostinger International Ltd., che fornisce il server, il dominio e la casella da cui partono le email del servizio; le email in uscita sono inoltrate dal servizio MailChannels, usato da Hostinger per la consegna della posta. Le email inviate dal servizio passano poi dal fornitore di posta del destinatario. Non vendiamo i dati e non li usiamo per pubblicità.

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